Trong cuộc sống hiện đại đầy bận rộn, chúng ta thường xuyên bị quá tải với hàng tá công việc cần xử lý. Phương pháp Getting Things Done (GTD) của David Allen chính là một giải pháp tuyệt vời giúp bạn quản lý công việc hiệu quả, giảm căng thẳng và duy trì năng suất cao. Hãy cùng khám phá cách áp dụng GTD để làm chủ công việc mỗi ngày!


1. Phương pháp GTD là gì?
  • GTD (Getting Things Done) là một hệ thống quản lý công việc dựa trên nguyên tắc thu thập, tổ chức và thực hiện. Phương pháp này giúp bạn giải phóng bộ nhớ não, tập trung vào hành động và nâng cao hiệu suất.
  • GTD hoạt động theo 5 bước chính: 
  • 1️⃣ Thu thập (Capture) 
  • 2️⃣ Xử lý (Clarify) 
  • 3️⃣ Sắp xếp (Organize) 
  • 4️⃣ Xem xét lại (Reflect) 
  • 5️⃣ Hành động (Engage)
2. Bước 1: Thu thập (Capture) – Ghi lại mọi thứ
  • Mọi ý tưởng, công việc, nhiệm vụ cần làm đều phải được ghi lại ngay lập tức để tránh quên sót. Bạn có thể sử dụng: 
  • 📝 Sổ tay, giấy ghi chú 
  • 📱 Ứng dụng ghi chú (Evernote, Notion, Apple Notes…)
  •  📆 Công cụ quản lý công việc (Todoist, Trello…)
  • Việc ghi lại giúp bộ não của bạn không bị quá tải và có thể tập trung vào nhiệm vụ quan trọng hơn.
3. Bước 2: Xử lý (Clarify) – Xác định hành động cụ thể
  • Sau khi thu thập, bạn cần xem xét từng mục và quyết định: 
  • ✅ Có cần thực hiện ngay không? Nếu mất dưới 2 phút, hãy làm ngay! 
  • ⏳ Nếu không khẩn cấp, hãy đưa vào danh sách công việc. 
  • 🗑️ Nếu không quan trọng, hãy loại bỏ.
  • Mỗi nhiệm vụ cần được chuyển thành hành động cụ thể, tránh những mô tả chung chung như "Làm báo cáo", mà nên là "Hoàn thành phần phân tích dữ liệu trong báo cáo".
4. Bước 3: Sắp xếp (Organize) – Đưa công việc vào hệ thống
  • Sau khi xác định được công việc cần làm, hãy đưa chúng vào danh sách phù hợp: 📌 Dự án – Các nhiệm vụ lớn cần nhiều bước để hoàn thành.
  •  📆 Lịch làm việc – Các công việc có thời hạn cố định. 
  • 📋 Danh sách công việc tiếp theo – Các nhiệm vụ cần thực hiện sớm. 
  • ⏳ Chờ phản hồi – Những công việc bạn đã giao cho người khác.
  • Việc tổ chức giúp bạn không bị rối và biết chính xác việc cần làm tiếp theo.
5. Bước 4: Xem xét lại (Reflect) – Cập nhật và điều chỉnh kế hoạch
  • Hãy dành thời gian mỗi ngày để xem lại công việc và mỗi tuần để đánh giá tiến độ. Bạn có thể tự hỏi: 
  • 🔍 Mình đã hoàn thành những gì?
  •  🔍 Việc nào cần ưu tiên trong tuần tới? 
  • 🔍 Có công việc nào cần thay đổi hay cập nhật không?
  • Điều này giúp bạn luôn theo sát mục tiêu và tránh tình trạng trì hoãn.
6. Bước 5: Hành động (Engage) – Thực hiện công việc theo đúng kế hoạch
  • Đến bước cuối cùng, bạn chỉ cần bắt tay vào làm theo danh sách đã sắp xếp trước đó. Một số mẹo để tối ưu hiệu suất: 
  • ✔️ Dùng kỹ thuật Pomodoro để tập trung cao độ. 
  • ✔️ Tránh multitasking – Hãy làm từng việc một. 
  • ✔️ Chia công việc lớn thành nhiệm vụ nhỏ để dễ thực hiện.
7. Lợi ích khi áp dụng phương pháp GTD
  • ✅ Giảm căng thẳng vì mọi việc đã có hệ thống rõ ràng. 
  • ✅ Dễ dàng kiểm soát công việc, không bị quên hay bỏ sót. 
  • ✅ Nâng cao hiệu suất làm việc, tập trung tốt hơn. 
  • ✅ Tạo sự linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
8. Kết luận
  • Phương pháp Getting Things Done (GTD) là một hệ thống quản lý công việc mạnh mẽ giúp bạn làm chủ công việc, tối ưu thời gian và duy trì năng suất cao. Hãy thử áp dụng ngay hôm nay và cảm nhận sự khác biệt!
👉 Bạn đã thử GTD chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn nhé! 🚀